Gemeente Haarlemmermeer | Strategie financiële afdeling

Inleiding

De meeste financiële afdelingen zijn van origine redelijk aan het einde van de keten georganiseerd. Een lineaire keten, die leidt tot betalingen en verwerking van inkomsten. Een afdeling van multomappen, waarbij gegevens verwerkt en gearchiveerd worden. Van buiten naar binnen tov andere afdelingen. Maar tijden veranderen... Door digitalisering kunnen we van data inzicht maken, waardoor ook de rol van financiën verandert. Van reactief naar proactief. Van binnen naar buiten. Van afhandelaar naar adviseur.

Waar te beginnen?

Nou klinkt de inleiding best logisch. Maar vaak start een traject qua informatie niet zo concreet. Vaak start het met een Word of Powerpoint met daarin een missie, visie, trends, droombeeld, strategische richting, kenwaarden, functies en/of targets.

En hoewel het belangrijk is om een duidelijke richting te hebben en een stip op de horizon, zodat je kan bepalen hoe je daar gaat komen, spreken al die losse onderdelen medewerkers vaak niet echt aan. Dat komt omdat de relatie tussen de onderdelen vaak niet helder is. Het kan snel weer een opsomming worden, telkens bekeken vanuit een ander kader. Met overlap, abstracte termen en voor je het weet is iedereen weer "lost in translation". En dan doet iedereen toch gewoon weer wat die altijd al deed.

Maak het concreet

Dus beginnen we vaak gewoon met de vraag "vertel maar". Waar kom je vandaan? Welke verandering heb je voor ogen? Waarom? Door uit te vragen en door te vragen worden we langzaam wijzer en maken we het scherper. Concreter. En tekenen helpt daarbij. Ook al is het soms meer gekrabbel of genotuleerd dan tekenen. Dat verschilt per opdracht. In dit geval was het veel interessanter in te zoomen op de relatie tussen de verschillende onderdelen om vanuit daar een rode lijn te destilleren. Uit het gekrabbel hieronder herken je misschien dat het een soort cirkels zijn die draaien om een volledig geautomatiseerd middendeel. En dan kom je langzaam tot de kern....

Door je data automatisering op orde te hebben, kun je je werkzaamheden verschuiven van verwerken naar voorspellen, waardoor je je pro-actief van binnen naar buiten kan gaan positioneren. Naar andere clusters en afdelingen die jij met data en inzicht vervolgens weer verder kan helpen.

Aan de hand van deze eerst schets konden wij verder aan de slag met de uitwerking naar een concept praatplaat. In de zoektocht naar hoe data eigenlijk de driver is voor de verandering van binnen naar buiten vonden we een mooie metafoor. De wens om aan te sluiten bij de herkenbaarheid van de Gemeente Haarlemmermeer was ook al geuit.

Gemaal De Cruquius uit 1849 is een van de drie gemalen waarmee de Haarlemmermeer tussen 1849 en 1852 is drooggepompt. Het is de grootste stoommachine ter wereld. Waar deze imposante installatie stoom gebruikt om beweging te creëren, zo gebruikt de financiële afdeling data om inzicht te creëren en beweging in gang te zetten. Zo bleek een plaatselijke landmark de perfecte metafoor om deze strategie te ondersteunen.

Met publieke middelen, publieke waarde creëren

Data en inzicht wordt steeds belangrijker. Niet alleen in ervoor zorgen dat het geld wordt ingezet, maar ook dat het aan de juiste dingen wordt besteedt. Inzicht helpt daarbij. Zeker richting de raad en college. Soepele dienstverlening kan juist door automatisering geleverd worden. En daar heb je data voor nodig. Ook van andere afdelingen. Dat betekent dat die afdelingen soms geholpen moeten worden met de aansluiting op dit geautomatiseerde datacentrum. Maar ze kunnen ook geholpen worden met digitaliseren en door te kijken hoe hun vraag beter opgelost kan worden. Dat heeft te maken met monitoren, ramen, informeren, analyseren en bovenal samenwerken. Voor elke afdeling is dat weer net anders, maar uiteindelijk is het doel hetzelfde: publieke waarde leveren!